Werken als Virtual Assistant? Dit is wat je moet weten

Na mijn studie Pedagogiek vertrok ik (Chantal) voor een lange reis (zonder einddatum) naar het buitenland. Het remote werken kwam steeds meer in opmars en ook ik had mij daar wel eens in verdiept. Eerder zocht ik elk vrij moment uit om weer te gaan reizen, maar kwam ik platzak thuis. Dat was dus niet een duurzame oplossing als ik voor lange tijd wilde gaan reizen. Ik wist dus dat het anders moest én dat het ook anders kon! Alleen was er één probleem.. Met mijn diploma als pedagoog kon ik niet locatie-onafhankelijk aan het werk én dus moest ik iets anders gaan bedenken. Reizen gaf mij het ultieme gevoel van vrijheid en dus was ik vastbesloten dat het mij ging lukken. In deze blog vertel ik je alles over mijn baan als Virtual Assistant (VA) en hoe het kan bijdragen aan je gevoel van vrijheid!

Wat is een virtual assistant?

Een Virtual Assistant (VA) is een professionele assistent die op afstand werkt om administratieve, technische of creatieve ondersteuning te bieden aan bedrijven en ondernemers. Dankzij de vooruitgang in technologie en communicatie kunnen VA’s meestal locatie-onafhankelijk werken, mits zij maar internet toegang hebben. Als VA ben je dus een flexibele hulpbron voor een ondernemer of een bedrijf! De meeste VA’s zijn veelzijdig en nemen verschillende taken uit handen zodat een ondernemer juist kan focussen op waar hij/zij goed in is.

Welke taken kun je uitvoeren als Virtual Assistant?

De taken van een Virtual Assistant zijn erg verschillend en kunnen sterk variëren afhankelijk van de opdrachtgever of waar jouw specifieke interesses liggen. De ene persoon gaat namelijk helemaal aan van administratieve taken, terwijl de ander juist heel blij wordt van technische taken. Ik zelf heb verschillende taken gedaan, maar merk dat ik het meest blij wordt van creatieve projecten. Je kunt dus zeker ook als creatief VA aan de slag. Hieronder deel ik verschillende specifieke taken die je zou kunnen uitvoeren.

Administratieve taken

• E-mailbeheer: Het organiseren, beantwoorden en archiveren van e-mails.
• Agenda beheer: Afspraken plannen, vergaderingen organiseren en herinneringen instellen.
• Klantenservice: Beantwoorden van vragen, klachten afhandelen en klantenondersteuning bieden via telefoon of chat.

Technische taken

• Websitebeheer: Content updaten, technische problemen oplossen en website-analyses uitvoeren. Je kunt hierbij ook denken aan het koppelen van betaalsystemen, mailsystemen en andere technische koppelingen.
• IT-ondersteuning: Basis IT-ondersteuning bieden, software installeren en technische problemen oplossen.
• Data-invoer: Het invoeren en bijwerken van gegevens in systemen en databases.

Creatieve taken

• Social media management: Het maken, plannen en beheren van social media content.
• Content creatie: Schrijven van blogs, nieuwsbrieven en andere marketingmaterialen.
• Grafisch ontwerp: Ontwerpen van visuele materialen zoals logo’s, flyers en social media afbeeldingen.

Specifieke taken

• Boekhouding: Financiële transacties registreren, facturen opstellen en boekhoudkundige taken uitvoeren.
• Onderzoek: Markt- en productonderzoek uitvoeren, informatie verzamelen en rapporten opstellen.
• Projectmanagement: Projecten coördineren, voortgang bijhouden en deadlines bewaken.

Welke opleiding moet je volgen om als Virtual Assistant te kunnen werken?

Om als Virtual Assistant te werken, heb je geen specifieke opleiding nodig. Er wordt geen specifieke opleiding gevraagd, wel is het belangrijk dat je over specifieke vaardigheden en kennis beschikt. Inmiddels zijn er steeds meer Virtual Assistant opleidingen en cursussen, maar is het nog geen beroep met een erkend diploma. Via onder andere de VA School kun je een opleiding volgen en word je opgeleid om als VA aan de slag te gaan. Binnen het werk als Virtual Assistant kun je je steeds meer bijscholen in nieuwe kennis en vaardigheden.

Welke opleidingen heb ik gevolgd?

Doordat ik een groot interesse had in reizen en mijn reisverhalen en tips graag wilde delen, heb ik meerdere pogingen gedaan om een reisblog te starten. Deze is er nog steeds niet officieel, maar al deze pogingen om een website te bouwen, blogs te schrijven en technische koppelingen te maken, hebben mij de vaardigheden gegeven om deze taken ook voor anderen uit te kunnen voeren. Ik schreef inmiddels ook hotspot blogs voor een andere reisblog en kwam daarmee op de leukste hotspots in Amsterdam en in de leukste eettentjes op reis. Daarnaast had ik tijdens mijn reis, mijn eerste barterdeal te pakken. Ik mocht namelijk gratis in een hostel verblijven, kreeg full-time een scooter tot mijn beschikking, twee maaltijden op een dag en mijn was werd gedaan, in ruil voor het opzetten van een Instagram pagina. Dit heb ik een tijdje gedaan en zo begon het balletje te rollen. Ik volgde cursussen van de IMU en las het boek: de online marketing tornado van Martijn van Tongeren en Tonny Loorbach. Dit boek heeft veel inzicht gegeven in hoe je een winstgevende website kunt bouwen en hoe je converterende teksten schrijft én dus andere ondernemers hiermee kunt helpen.

Regelmatig ging ik naar allerlei evenementen op Bali waar vooral digital nomads kwamen. En zo ging het balletje nog meer rollen. Er kwamen meer opdrachten voorbij en ik kreeg mijn eerste officiële betaalde klanten. Zo ben ik mij steeds meer gaan specialiseren in verschillende takenpakketten en doe ik dit nu nog steeds.

Wil je toch een formele opleiding volgen tot Virtual Assistant?

Wil je toch een formele opleiding volgen waarin taken van een Virtual Assistant goed tot zijn recht komen? Dan kun je denken aan onderstaande opleidingen.

• Administratie en secretarieel werk: Een diploma of certificaat in administratieve ondersteuning kan nuttig zijn, mits hier natuurlijk je voorkeur naar uitgaat.
• Marketing en communicatie: Kennis van marketingprincipes en communicatievaardigheden kan van pas komen, vooral als je social media en content creatie taken uitvoert. Daarnaast kun je je takenpakket ook uitbreiden door bijvoorbeeld website teksten te gaan schrijven of landingspagina’s te gaan schrijven.

Vaardigheden ontwikkelen

• Time management: Goede time management vaardigheden zijn cruciaal om efficiënt te werken en deadlines te halen. Inmiddels heb je hier hele goede tools voor die je daarbij kunnen helpen. Denk maar eens aan Trello en Notion voor het inplannen van taken. Daarnaast heb je ook verschillende tools die je helpen bij het inplannen van content zodat je vooruit kunt werken.
• Organisatie: Sterke organisatorische vaardigheden helpen bij het beheren van meerdere taken en projecten tegelijk. Omdat je vaak verschillende taken moet uitvoeren, is het belangrijk dat je de rust kunt bewaren en prioriteit kunt geven aan wat echt belangrijk is.
• Communicatie: Uitstekende schriftelijke en mondelinge communicatievaardigheden zijn essentieel voor het onderhouden van klantrelaties en het uitvoeren van administratieve taken.
• Technische vaardigheden: Vaardigheid in het gebruik van verschillende software en tools, zoals Microsoft Office en Google Workspace zijn echt de basis. Inmiddels wordt er door veel bedrijven met veel meer verschillende tools gewerkt waarbij het handig is als je hier ervaring mee hebt. Hier kun je ook gaandeweg ervaring in opdoen.

Online cursussen

Wil je jezelf bijscholen in meer kennis en het opdoen van vaardigheden? Dan is mijn tip vooral: ga voor jezelf ook verschillende dingen opzetten. Door het zelf te doen én opzoek te gaan naar hoe je iets moet doen, leer je gaandeweg. Probeer eens zelf een website te bouwen in verschillende tools zoals WIX, WordPress en Phoenix. Zo leer je hoe je met verschillende soorten websites tools kunt werken en kun je deze vaardigheden ook weer aanbieden voor andere ondernemers.

Je kunt dit ook doen bij het maken van een blog, het opzetten van een social media kanaal of waar jouw interesse ook maar naar uit gaat. Door te doen loop je tegen bepaalde zaken aan en word je vaardiger in hoe je met deze zaken om kunt gaan. Je kunt daarbij natuurlijk altijd een online cursus volgen die je ondersteuning biedt.

• Online cursussen: Via verschillende platformen kun je opzoek gaan naar een online cursus die je gaat helpen om meer kennis en vaardigheden op te doen. De cursussen van de IMU hebben mij altijd goed geholpen om meer kennis op te doen. Daarnaast kun je ook altijd kijken op Udemy of een online cursus bij een expert kopen.

De vrijheid van het werk als Virtual Assistant

Het werk als Virtual Assistant biedt veel flexibiliteit en in de meeste gevallen biedt het ook de mogelijkheid om vanuit huis of elke andere locatie te werken. En juist daarom ben ik hiermee gestart! Het geeft mij de vrijheid om mijn eigen uren in te kunnen delen, om op mijn energielevels te knallen, om creatieve projecten op te starten en om te reizen wanneer ik dit dat wil! Daarnaast kun je het werk voor jezelf zo veelzijdig maken en kun je dagelijks bijleren, waardoor je echt een bijdrage kunt leveren! Inmiddels weet ik als geen ander wat wél en niet werkt en kan ik in overleg steeds meer strategischere keuzes maken. Hierdoor is het ook nog eens heel fijn samenwerken en kun je echt het verschil maken!

Deze blog is geschreven door Chantal van Happy Rich Millennial

Meer lezen op Happy Rich Millennial?
Digitale producten verkopen op Etsy: zo doe je dat!
Financiële vrijheid: 5 stappen hoe je dat creëert
Beleggen met weinig geld? Het is mogelijk en wel op deze manieren